Trong thời đại số này, để mà tập trung làm được xong việc gì đó khó thực sự luôn!
Bạn đã bao giờ trải qua cảm giác chỉ muốn làm cho xong việc, nhưng cứ bị mất tập trung, hết lướt tiktok để giải trí, lại chuyển sang Instagram xem quần áo, rồi lại lượn lờ Facebook một tẹo xem bạn mình có check-in ở đâu sang chảnh không. Và kết quả là, cả ngày bạn vẫn chưa xong được việc gì hết!
Như phần 1 đã giới thiệu sơ qua khái niệm Deep Work là gì, sang đến phần 2 mình muốn được đưa ra một số tác dụng của việc làm việc “Deep work” – là một phương pháp mà mình mới được khai sáng gần đây. Nếu như bạn đang tìm kiếm phương pháp làm việc hiệu quả thì hãy tìm hiểu tiếp cách ứng dụng “Deep Work” nói chung và chia sẻ cá nhân của mình trong việc ứng dụng phương pháp siêu hiệu quả này nhé!
Còn nếu bạn hơi lười đọc đến hết bài, thì có thể xem video của mình review về cuốn sách “Deep work” ở đây 😀
II. Ứng dụng của “Deep Work”
Thật ra, khả năng tập trung là một dạng cơ bắp. Và cơ bắp này cần phải được luyện tâp thường xuyên thì mới có thể khỏe mạnh và dẻo dai được
Tác giả có đưa ra một số triết lý để thực hiện việc làm việc sâu bao gồm:
- Triết lý cực đoan: luôn phải dành 1 nơi và 1 khoảng thời gian nhất định để làm việc sâu (ví dụ như Bill Gates hay JK Rowling cần phải ở một nơi, yên tĩnh biệt lập thì mới có thể làm việc sâu được)
- Triết lý nhà báo: nhà báo là những người luôn phải chạy đi chạy lại và săn tin tức. Như vậy làm thế nào để họ có thể tập trung viết 1 bài báo. Câu trả lời là: tận dụng tối đa những thời gian rảnh để làm việc sâu
Vd: Cal Newport: tận dụng thời gian con đi ngủ để vớ lấy laptop làm việc, hoặc tận dụng khi cả gia đình đến thăm bố mẹ vợ để tranh thủ có người trông con để chui vào một góc làm việc.
Kết quả là ông đã xuất bản được 5 cuốn sách bestseller như mình có nói ở phần 1, chất lượng đều rất tốt và nổi tiếng trên khắp thế giới! Không những thế, ông anh này còn xuất bản đều đặn podcast để cung cấp cho người nghe những kiến thức mới nhất về làm việc hiệu quả và chia sẻ những bài phỏng vấn những người thành công trong công việc và cuộc sống!
Vậy thì với những người không muốn theo 2 triết lý trên, muốn đơn giản hóa việc làm việc sâu thì có thể làm được những gì? Sau đây là những cách bạn có thể làm việc sâu mà theo mình là nó dễ làm, và cực kỳ hữu dụng:
1. Có một không gian riêng để làm việc/ học tập cho bản thân
Các bạn có thể nghĩ rằng khi làm việc ở nhà thì mình có thể ngồi làm ở đâu cũng được, trên sofa, dưới đất, trên giường…Nhưng thực sự mình cũng đã thử và cảm thấy không chỗ nào làm việc tập trung và thoải mái như ở trên bàn làm việc. Vì vậy bạn nên có một nơi làm việc riêng, có bàn và có ghế ngồi thoải mái, để các bạn không bị mỏi người và dễ tập trung làm việc hơn.
Tất nhiên là cũng tùy người. Có những bạn có thể làm việc trong một không gian chất đầy đồ đạc. Nhưng riêng với mình, bàn làm việc cần phải thoáng và nên được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ để luôn có cảm hứng và có sự tập trung nhất định.
2. Tránh xa việc truy cập mạng xã hội mọi lúc mọi nơi
Điều này khá là khó trong thời đại ngày nay, khi mà mạng xã hội ở khắp nơi quanh ta và việc tắt đi một mạng xã hội nào đó cực khó. Nhưng bạn thử đặt ra một quy định khi đến giờ làm việc thì sẽ tắt notification (thông báo) của các mạng xã hội như facebook, instagram hay tictok để tập trung làm việc hơn. Bạn sẽ thấy mình làm việc được liền mạch và không bị ngắt quãng giữa chừng. Bạn nên đặt lịch cho việc vào mạng xã hội. Như mình thì mình sẽ chỉ vào mạng Facebook để kiểm tra tin nhắn thôi, còn để lướt newfeed thì mình sẽ dành vào buổi trưa hoặc cuối ngày lúc rảnh rỗi.
3. Hiểu thời gian vàng của mình
Bạn nên khám phá xem mình là là morning person (người thích làm việc vào buổi sáng) hay night owl (người thích làm việc buổi tối) và xem mình có thể làm việc tập trung và có cảm hứng hơn ở khoảng thời gian nào. Với mình thì là trong vòng 2 tiếng sau khi dậy vào buổi sáng (khoảng từ 8h30-10h30) hoặc buổi chiều sau khi ngủ trưa ngắn (từ 14h-16h) thì mình sẽ ngồi vào bàn và làm việc luôn. Lúc ấy mình sẽ dành năng lượng cho những việc cần phải suy nghĩ nhiều như tìm danh sách trường, đọc luận của học sinh hoặc viết lách chẳng hạn. Nhờ vào việc biết được “thời gian vàng” của mình là thời gian nào, mình cũng đã làm việc có hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tiện lúc nào thì làm vào lúc đó.
4. Sử dụng công cụ tập trung
a. Lập to-do list
Trước khi bắt tay vào làm công việc nào thì điều quan trọng nhất cần phải làm đó chính là liệt kê những điều mình cần làm trong ngày ra. Công việc này nghe có vẻ hơi nhàm chán nhưng thực ra lại là một điều tốt để bạn khong bị loanh quanh, luẩn quẩn và lạc lối trong một đống những nhiệm vụ cần phải làm. Các bạn chỉ nên liệt kê khoảng 3-5 điều thôi và không nên liệt kê nhiều quá nếu không sẽ bị loạn và không biết bắt đầu từ đâu.
Điều quan trọng thứ nhì là sau khi liệt kê xong thì các bạn có thể đánh dấu sao cho những điều các bạn cần làm trước. Mình cũng biết đến ma trận chia sổ ra làm 4 phần và ghi những điều quan trọng, không quan trọng cần phải làm v…v…Nhưng sau một thời gian thử nghiệm thì mình không hợp phương pháp đấy lắm, nên đơn giản là mình liệt kê ra những việc gấp và không gấp. Mình đánh dấu những việc cần làm gấp và quan trọng bằng dấu sao (*) và làm việc không gấp, mình để trống.
Đến cuối ngày tổng kết lại mình làm hết những việc có đánh dấu sao là đạt yêu cầu, còn những việc khác nếu làm được thì làm, không thì cũng không sao và có thể để sang ngày khác làm tiếp. Cách này khiến mình không bị sao lãng và tập trung vào nhưng thứ có đánh dấu (*) hơn để hoàn thiện công việc.
b. Phương pháp Pomodoro
Dạo gần đây mình có tìm hiểu một số phương pháp và có phát hiện ra một phương pháp rất dễ làm có tên là Pomodoro – hay còn gọi là phương pháp “Quả cà chua”. Về cơ bản, phương pháp này khuyến khích người sử dụng sẽ dành ra mỗi chu kỳ làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút. Theo đó, những công việc nhiều thì bạn có thể đặt đồng hồ 2-3 đợt làm việc 25 phút và xen kẽ 5 phút nghỉ. Nhưng làm thế nào để có thể kiểm soát được thời gian như vậy cho dễ dàng?
Mình sử dụng app có tên là Forest – hay còn gọi là “app trồng cây” để đặt lịch. Tức là mình sẽ chia khoảng thời gian cứ 25 phút làm việc lại có 5 phút nghỉ ngơi, mỗi lần hoàn thiện mình sẽ “trồng” được một cái “cây” trong app. Bạn có thể co giãn thời gian làm việc hoặc thời gian nghỉ. Trong khoảng thời gian 5-10 phút nghỉ đó, mình sẽ vào mạng, lướt web hoặc là làm các công việc nho nhỏ như uống nước, tập thể dục nhẹ, đi vệ sinh chẳng hạn…Và mình cần phải ngồi tập trung trong 25 phút liên tục để có thể trồng một cái cây hoàn chỉnh. Nếu mình thoát ra khỏi ứng dụng thì cái cây sẽ không được nuôi lớn và bị “tèo”. Còn nếu mình đặt lịch và hoàn thiện liên tục, sau một thời gian, mình sẽ có cả một khu rừng cây xanh tốt…trong máy. Nếu như bạn nâng cấp lên gói premium thì bạn sẽ đóng góp vào quỹ trồng cây và app này sẽ giúp bạn trồng cây thực sự luôn.
c. Phương pháp Batching
Phương pháp cần bạn biết nhóm những hoạt động giống nhau vào cùng 1 khoảng thời gian để làm. Ví dụ như bạn có thể gom việc trả lời email vào khoảng thời gian từ 10-11h trả lời lần 1 và từ 4-5h chiều để trả lời lần 2. Hoặc bạn có thể gom những việc lặt vặt bạn cần phải làm như trả lời tin nhắn, trả lời câu hỏi của khách hàng cũng có thể gom vào để 1 khoảng thời gian làm cố định. Ngoài ra bạn có thể áp dụng phương pháp Batching và gom việc này những khi cần làm các công việc nhà như: rửa bát, dọn dẹp nhà cửa, lau kính cửa sổ v…v…để không phải làm lắt nhắt và dễ hoàn thành sớm hơn.
5. Áp dụng “Deep work” của mình
Nhờ áp dụng phương pháp “Deep work”, mình đã hoàn thành được mục tiêu sẽ ra được một blog cá nhân có đều đặn bài viết trong năm nay. Phương pháp là mình áp dụng là mình sẽ cố định dậy sớm vào một giờ nhất định trong ngày (thường là 5h30 sáng) để ngồi viết lách và cố gắng tập trung tối đa cho khoảng thời gian đó từ 5h30-6h30. Mình chỉ viết tại bàn làm việc của mình, chứ mình sẽ không ngồi ghế sofa hay vào giường nằm để đỡ mất tập trung. Mình tắt wifi để không có thông báo nào từ bất kỳ mạng xã hội nào hiện ra trong lúc làm việc, và mình để app Forest (Pomodoro) trong lúc làm việc để giúp mình có thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý. Nhờ vậy mà mình đã hoàn thành được xong blog cá nhân và có được những bài viết đều đặn trên trang blog của mình. Nếu như trước đây mình nghĩ là mình sẽ không bao giờ hoàn thành được đâu, vì mình vốn mơ mộng, nhiều ý tưởng nhưng ít khi thực hiện, thì giờ đây mình đã có được phương pháp và cách làm để có thể hoàn thành được mong muốn và ước mơ bấy lâu nay!
Các bạn có thể đọc thêm về cách mình tạo ra trang blog ở bài viết này nhé!
Hy vọng là những chia sẻ của mình phần nào giúp đỡ mọi người trong việc làm việc sâu và hiệu quả. Nếu các bạn đã thử những phương pháp khác để làm việc và tập trung sâu hơn thì có thể chia sẻ với mình nhé.
Các bạn có thể đọc thêm phần 1 tại đây hoặc xem thêm về video review cuốn “Deep work” để hiểu thêm về cuốn sách nhé!
Cảm ơn các bạn rất nhiều đã đọc đến đây và chúc các bạn sẽ áp dụng tốt phương pháp Deep Work trong công việc cũng như cuộc sống của mình nhé! ^^
From Love from Journey With May !
